Gi motivasjon med tilbakemelding – RIS og ROS!

Motivasjon handler om hva som gir energi til å sette i gang, opprettholde og endre atferd (oppførsel). Tilbakemelding er viktig for motivasjon. Tilbakemelding er som tømmene på hesten, det er disse vi bruker i den daglige ledelsen for å styre medarbeidere. I denne første artikkelen får du en grunnleggende innføring i tilbakemelding – hva som er viktig når du gir det til noen, og hva du må huske når du mottar.

###Tilbakemelding

###

All tilbakemelding bør relateres til et mål

All tilbakemelding, enten den er positiv eller negativ, må ha sitt grunnlag i et mål som vi er enige om å nå.
Målet kan være økonomisk, konkret, abstrakt. Det kan være beskrivende for en atferd som vi forventer i visse situasjoner, eller være produkter av en ønsket atferd.

Når tilbakemelding tar utgangspunkt i målsetninger, er motivene åpenbare. Det vil gjøre tilbakemeldingen interessant og konstruktiv. Det vil også gjøre det lett å motta tilbakemeldingen.

Dersom vi ikke har mål, vil tilbakemeldingen kunne være vanskelig å gjennomføre. Det vil kunne føles urettferdig. Som ledere har vi i første rekke grunn til selvkritikk, dersom vi ikke har gjort målene klare for medarbeiderne (bevisst).

Stillingsbeskrivelse og målbevissthet

Alle medarbeidere skal ha en stillingsbeskrivelse. Denne presenteres i oppstartsamtalen. Den skal inneholde hvilke oppgaver den enkelte medarbeider har, og hvilken atferd som er forventet av medarbeideren i forbindelse med de ulike arbeidsoppgavene. Videre kan den inneholde hele eller deler av arbeidsavtalen, med instruksjoner om arbeidstider, lønn og andre goder, hvordan vedkommende skal forholde seg ved sykdom, bekledning osv.

Dersom vi utarbeider en grundig og tydelig stillingsbeskrivelse vil målene i utgangspunktet være klarlagt.

Medarbeidersamtale og målbevissthet

Alle medarbeidersamtaler (bortsett fra oppstartsamtalen) innebærer en evaluering av medarbeideren og medarbeiderens evaluering av deg som leder. Begge deler tar for det første utgangspunkt i stillingsbeskrivelsene, og dessuten observasjoner gjort av dere to, andre medarbeidere og kunder.

Siden ingen av oss er perfekte, vil som regel en medarbeidersamtale konkludere med at vi skal arbeide til neste gang med å forbedre oss på ett eller flere (helst ikke for mange) punkt. Dette nedtegnes etter hver samtale, og evalueres frem til neste samtale. Dette kalles for et opplærings- eller utviklings- mål.

1: Hva er tilbakemelding?
Til vanlig tenker vi på ros og ris (konstruktiv kritikk, korreksjon, kjeft osv). Å gi tilbakemelding vil si at jeg presenterer for den andre en observasjon eller et synspunkt jeg har når det gjelder han/henne – og hvilke følelsesmessige reaksjoner dette setter iverk hos meg selv. Det kan også være et synspunkt på hvilke praktiske konsekvenser jeg mener vedkommendes atferd har. Mitt synspunkt er en subjektiv slutning som jeg har trukket basert på de data/observasjoner jeg har gjort, og de teorier jeg har i hodet mitt om dette. Jeg vet at jeg kan ha oversett noe, eller jeg kan ha lagt til noe i mine observasjoner. Jeg vet også at de teriene jeg har kanskje ikke er riktige. Dette vil jeg finne ut av når jeg gjennomfører tilbakemeldingen på riktig måte.

2: Hva vil det si å motta tilbakemelding?
Å motta feedback, vil si å lytte til det som blir fortalt meg og forsøke å forstå hva den andre legger i sin uttalelse. Når du mottar tilbakemelding får du ofte servert både konklusjoner og de data og teorier avsenderen har. Hvis du ikke helt får tak i dette kan du jo spørre. Det viktigste er at du ikke avviser tilbakemeldingen.

3: Hva vil det si å avvise tilbakemelding?
Å avvise tilbakemelding gjør vi ved å forklare, bortforklare, unnskylde oss, eller ved å skylde på andre eller angripe den som prøver å gi oss feedback. Vi bruker kontrollmodus overfor den andre, og en konflikteskalerende atferd.

4: Hvorfor skal vi gi tilbakemelding?
– Det kan være mange grunner til at vi ønsker å gi feedback til en annen person. Det kan være for å hjelpe den andre til bedre å utnytte sine ressurser, eller for å løse samarbeidsproblemer. Det kan også være for “å lette oss selv”, for å hevde oss, eller for å straffe den andre. Motivet ditt bør være klart for deg selv, for dette er selve målet med kommunikasjonen. Alt du sier i tilbakemeldingen skal føre deg mot målet. Dersom du har et skjult motiv, vil kommunikasjonen avsløre deg. Dette kan godt skje på det ubevisste plan mellom partene.

5: Hvorfor lar vi være å gi tilbakemelding?
– De fleste synes det er vanskelig å gi feedback, blant annet fordi det i vår kultur er visse normer mot å uttrykke personlige følelser overfor andre. Det kan også være vanskelig fordi vi ikke ønsker å såre den andre, eller miste hans/hennes vennskap. Iblant er vi kanskje også redd for at den andre skal bli fiendtlig og angripe oss. Det kan også synes vanskelig, fordi vi ikke vet riktig hvordan vi skal gjøre det

Tilbakemelding er som tømmene på hesten

Motivasjon er energimobilisering til å igangsette, opprettholde og gi retning til egen og andres atferd. Du viser din medarbeider målet og setter i gang. Underveis stimulerer du med ros. Du justerer evt. retningen med korreksjon.

HVORDAN UTVEKSLE TILBAKEMELDING:

NÅR DU GIR TILBAKEMELDING:

• – Folk behøver både positiv og negativ feedback.
• -Tenk over hvorfor du ønsker å gi din feedback og hva du tror at mottakeren kan bruke den til.
• – Det er vanskelig å gi feedback til en person som ikke føler behov for det. Forsøk derfor å teste mottakeligheten.
• – Fortell den andre om hva han/hun gjør, ikke hva vedkommende “er”.
• – Legg vekt på å beskrive handlinger og hvilke resultater som du ser at de fører til.
• – Unngå å vurdere den andres handlinger, men fortell gjerne om hvilke reaksjoner eller følelser det setter igang hos deg selv. Husk at det ikke finnes noe som heter “objektiv vurdering”. All vurdering er subjektiv.
• – Vær spesifikk, ikke generell. Bruk helst eksempler som begge har opplevd.
• – Sjekk ut om mottakeren har oppfattet budskapet slik det var ment.

NÅR DU MOTTAR TILBAKEMELDING

• – Aksepter at den som gir feedback har det synspunkt som han presenterer.
• – Be gjerne om utdyping eller eksempler.
• – Spør gjerne om hva den som gir feedback skulle ønske at du gjorde isteden.
• – Kontrollér hos andre om de har gjort tilsvarende observasjoner eller har den samme opplevelse.

Artikkelserie om motivasjon: